Back-up online

Dankzij back-up online hoeft je zich geen zorgen meer te maken over je bestanden. Geen gedoe meer met tapes, externe harde schijven, USB drives of andere media. Je bestanden worden veilig opgeslagen in datacenters binnen Nederland die voldoen aan de strengste eisen voor veiligheid en bereikbaarheid. Omdat je bestanden buiten je bedrijf zijn opgeslagen, zijn ze optimaal beveiligd tegen verlies, verminking en in het ergste geval: brand.

Met back-up online beschik je over een flexibele oplossing. Je bent niet gebonden aan een maximum opslag zoals bijvoorbeeld bij het gebruik van externe harde schijven en betaalt naar de hoeveelheid data die je wilt veiligstellen. Je kunt zelf aangeven welke bestanden opgenomen moeten worden in de Online back-up zodat je nooit teveel betaalt voor uw abonnement. Dankzij de eenvoudige, maar uitgebreide rapportage kun je dagelijks in een oogopslag de status van de back-up zien.

Niets is erger dan je bestanden kwijtraken. Back-ups maken via externe harde schijven kan, is ook relatief goedkoop, maar ook tricky. Als je een backup van de data van je Office365-omgeving wilt, dan is dit niet de juiste weg. Het beste is ook van je Office365 een (online)backup te maken. Het minst foutgevoelig en besparend op de langere termijn. Je data is immers veilig, beschermd tegen ransomware en gaat er dan iets mis is er altijd wat om op terug te vallen.

Bescherming vanuit Microsoft is een gedeelde verantwoordelijkheid!
Back-ups via Office365 worden bij Microsoft opgeslagen maar op basis van ‘gedeelde verantwoordelijkheid’. Dat wil zeggen dat ze fysieke beveiliging in de datacenters hebben, replicatie van gegevensopslag bieden, je hebt zekerheid van privacy en uptime en je data is zo goed mogelijk beschermd.

Een prettige gedachte en vanzelfsprekend, natuurlijk. Alleen er is een ‘maar’: gedeelde verantwoordelijkheid.
Jij bent verantwoordelijk om je gegevens te beschermen tegen menselijke fouten. Bijvoorbeeld verkeerde procedures, hackers en virussen – allemaal het gevolg van menselijk handelen. Jij bent dus helemaal verantwoordelijk voor het maken van back-ups van gegevens én gebruikers. Microsoft biedt hier weinig tot geen ondersteuning aan. Goed om te weten!

Zelf maar een back-up van je Office365 omgeving maken, zodat je alles helemaal onder controle hebt? Nee!

En wel om de volgende redenen:

Continuïteit waarborgen
In Office365 is een actieve licentie vereist om toegang te krijgen tot gegevens. Dat klinkt als een groot voordeel, want als medewerkers uit dienst gaan, kun je hun Office365-account makkelijk deactiveren en de toegang tot bedrijfsgegevens ontzeggen.

Maar: als je dat doet, dan verlies jij zelf óók de toegang tot de bestanden die door hen zijn aangemaakt. Stel: je financiele medewerker maakt een jaarlijks budget aan op zijn OneDrive. Hij gaat uit dienst, jij verwijdert zijn account. Dit geeft het probleem dat jij (en zijn opvolger) ook niet meer bij dat document kan. Nooit meer.

Moet je dan blijven betalen voor de licenties van alle vertrokken medewerkers? Nee.
Een goede backup oplossing voor Office365 zorgt ervoor dat je de bestanden van ex-medewerkers kunt archiveren, en indien nodig, de bestanden terug kunt zetten. Zo houd je eigendom en controle, En kan iedereen gewoon doorgaan met hun werk.

Hoe vaak maak jij eigenlijk een back-up?
Vaak schiet het maken van een back-up erbij in. Te druk, komt niet uit, duurt te lang, etc. Je moet er rekening mee houden dat je zéker dagelijks een back-up moet hebben. Liefst meerdere keren per dag. Waarom? Als er om 03.00 uur een ransomware-aanval is op jouw data en je hebt alleen de back-up van gisteren om terug te zetten, dan moeten je medewerkers het werk van die dag opnieuw doen. En dat kost tijd en geld.

Een dagelijkse back-up is weliswaar beter dan een wekelijkse back-up, maar mocht het fout gaan en je hoeft alleen een back-up van twee uur terug terugzetten, dan scheelt dat enorm. Dus bij voorkeur: maak meerdere keren per dag een back-up.

We snappen dat je daar zelf geen tijd voor hebt, wij kunnen je daar bijvoorbeeld uitstekend mee helpen.

De schijf is gecrasht. Wat nu?
Ook niets nieuws. Die dingen gebeuren en dat is erg vervelend. Stel je hebt heel je Office365-omgeving op de collectieve schijf geback-upt, dan baal je als een stekker. Het werken op de collectieve schijf is, voorzichtig gezegd, redelijk verouderd, maar een back-up van de cloudomgeving daarop opslaan gebeurt nog steeds. En daarbij, werk je nog steeds dagelijkse met dergelijke schijven, dan is het raadzaam goed om te gaan werken in de cloud.

Maar die verouderde schijven (ook al gebruik je ze alleen maar voor een Office365 back-up) voldoen niet meer aan de laatste veiligheidseisen, verdedigingstechnieken tegen ransomware, noem het maar op en zijn dus eigenlijk niet geschikt voor back-ups.

De conclusie: zorg voor een goede back-up van Office365
Misschien heb je er sowieso nog niet over gedacht: je clouddata back-uppen: ‘want het staat toch in de cloud?’
Goed om er toch even bij stil te staan, een back-up maken van je clouddata.
Geen zorgen, wij helpen je daar graag mee!